Medewerker evenementen en office

Over ILFU

ILFU (International Literature Festival Utrecht) zet literatuur in het middelpunt van de aandacht. Dat doen we met een jaarlijks festival, een online platform met dagelijks nieuwe publicaties en een Academy met lees- en schrijfcursussen.

Ons festival groeide de afgelopen vijf jaar uit tot het grootste literatuurfestival van de lage landen. Terugkerende evenementen zoals De Nacht van de Poëzie, Exploring Stories, de Utrechtse Boekenmarkt en het Young Adult Festival trekken jaarlijks zo’n 20.000 à 25.000 bezoekers.
Bij de Academy vind je juist kleinschaligheid en verdieping: zowel online als live op de redactie in Utrecht kun je schrijfcursussen en colleges over klassiekers en andere literaire onderwerpen volgen.
Op ons online platform publiceren we dagelijks nieuwe verhalen, essays en gedichten, die nog eens honderdduizenden mensen per jaar bereiken. In 2022 introduceerden we het ‘ILFU Membership’ waarbij we medestanders van onze missie om de literatuur te stimuleren oproepen om lid van ILFU te worden. 

Wat ga je doen?

- Als medewerker evenementen en office regel je alles voor de Book Clubs, cursussen en andere activiteiten die we organiseren in ons prachtige pand in de binnenstad van Utrecht. Het gaat om kleinere activiteiten, voor ca. 12 tot max 40 personen. Je zorgt voor de juiste inrichting van de ruimte, je checkt de technische voorzieningen en regelt de catering. Voor de cursussen van de ILFU Academy regel je bijvoorbeeld ook de personele ondersteuning, je zorgt dat de cursusbundels vermenigvuldigd worden en je houdt contact met de deelnemers.

- Ook voor activiteiten van externe partijen in ons pand, zoals cursussen van Cultuurmarketing en van de Schrijversacademie, ben je contactpersoon en host en zorg je dat alles tiptop in orde is.

- Je ondersteunt de directie, bijvoorbeeld met administratieve werkzaamheden zoals het maken van facturen en het maken van afspraken en gespreksverslagen. Je beantwoordt vragen die via de klantenservice-inbox binnenkomen, houdt de relatiebestanden bij en werkt mee aan de communicatie met gasten van evenementen

- Je bent eerste aanspreekpunt voor alles wat met ons gebouw te maken heeft, bijvoorbeeld als het gaat om onderhoud en schoonmaak. Je doet het voorraadbeheer en de bestellingen en je vindt het leuk om de verantwoordelijkheid te dragen voor de uitstraling van onze ruimtes

Wie ben jij?

- Je bent organisatorisch sterk, hands-on en je kunt goed overzicht houden over verschillende taken en werkzaamheden

- Je hebt een gastvrije, open houding en bent helder in communicatie

- Je hebt oog voor detail en bent secuur

- Je werkt zelfstandig en proactief en bent goed in het zoeken van ad-hoc oplossingen

- Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden

- Je bent bereid om incidenteel (zo’n 2x per maand) in de avond te werken

- Je vindt het leuk om deel uit te maken van een festivalorganisatie

- Je woont in (de omgeving van) Utrecht

Wat bieden we:

-                Een functie van 24 tot 28 uur per week (in overleg) met flexibele werktijden

-                Een contract van 12 maanden en uitzicht op verlenging;

-               Een salaris van 2.648 tot 3.410 euro bruto p/m op fulltime basis (afhankelijk van kennis en ervaring) en pensioenopbouw

-                Een fijne werkplek in hartje Utrecht, pal achter de Dom, met een ambitieus en bevlogen team. Naast de directie zijn dat een programmamaker, producent, marketeer en een tweekoppige redactie van het online platform. In de maanden voor het festival groeit het team tot zo’n 15 medewerkers